Wie Sie zur richtigen Versandfrequenz finden

Von Karsten Büttner

Eine der häufigen Fragen zum Thema Newsletter lautet: Wie oft sollen wir denn versenden, um das Beste für uns herauszuholen und ohne die Empfänger zu nerven?

Es gibt im Grunde vier Möglichkeiten, mit dem Thema Versandfrequenz umzugehen:

1. monatlich oder seltener mit vielen Inhalten

2. wöchentlich oder öfter mit vielen Inhalten

3. wöchentlich oder öfter mit einem oder wenigen Inhalten

4. wenige Inhalte anlaßbezogen und selten

Wann ist eine monatliche oder seltenere Frequenz mit vielen Inhalten sinnvoll?

Ist Ihr Newsletter eher darauf ausgerichtet, Inhalte zusammenzufassen und besteht der wesentliche Nutzen für den Empfänger in der Kompilation und Komprimierung, so ist eine monatliche Frequenz sicherlich sinnvoll.

Die Gefahr bei einer seltenen Frequenz besteht darin, dass Sie in Vergessenheit geraten. Die Folge ist, dass Ihr Newsletter entweder gelöscht oder schlimmstenfalls als Spam gebranntmarkt wird. Erlauben können sich den seltenen Versand Unternehmen mit einem eingeführten Markennamen. Steht der Markenname im Absender oder Betreff, darf das Unternehmen auf den Wiedererkennungseffekt beim Empfänger bauen.

Wann ist eine hohe Frequenz mit vielen Inhalten sinnvoll?

Ob Tchibo oder Aldi - der Newsletter wird angesichts der Erwartungen an besondere Angebote in wöchentlicher Frequenz sicherlich gut angenommen. Hier bestehen die Inhalte im wesentlichen aus kurzen Produktbeschreibungen. Der Inhalt ist also in der Regel leicht erfaßbar und über den persönlichen Nutzen recht schnell zu entscheiden.

Hohe Frequenz und viele Inhalte machen bei einem Newsletter mit Börsendaten Sinn, wenn sie zeitnah entscheidungsrelevante Informationen transportieren.

Theoretisch bietet eine hohe Frequenz mehr Möglichkeiten, Produkte oder Leistungen zu verkaufen.

Die Akzeptanz einer hohen Frequenz gepaart mit vielen Inhalten hängt also davon ab, wie wichtig der Empfänger die Informationen für seinen Alltag oder seine Arbeit erachtet.

Wann ist eine hohe Frequenz mit wenigen Inhalten sinnvoll?

Wenn Sie bislang einen monatlichen Newsletter mit viel Inhalten veröffentlicht haben, kann es für Sie sinnvoll sein, die Frequenz zu erhöhen und die Inhalte zu reduzieren. Die Gründe:

1. Lesen wird angesichts einer Überfülle mehr und mehr zu einer Angelegenheit des Scannens und Filterns. Mehrere Artikel werden selten in voller Länge gelesen

2. Ein häufigerer Kontakt zu potenziellen Kunden bietet Ihnen mehr Möglichkeiten, die Beziehungen zu Ihren Lesern zu intensivieren.

3. Kürzere Newsletter frustrieren den Leser weniger, weil er eher bereit ist, für einen Newsletter 5 als 15 Minuten aufzuwenden.

4. Häufigerer Kontakt gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Produkte oder Leistungen anzubieten.

Wann ist ein anlaßbezogener Versand sinnvoll?

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen regelmäßigen Newsletter herauszugeben, weil Ihnen die Themen fehlen, kann ein anlaßbezogener Rundbrief ein Lösungsansatz sein.

Festtage, insbesondere zu Weihnachten und Neujahr, bieten natürliche Anlässe, mit den Kunden Kontakt aufzunehmen. Allerdings sind diese Wochen bekanntermaßen ziemlich überfrachtet. Daher sollten Sie besser andere Anlässe suchen. Ein Beispiel:

Stellen Sie regelmäßig auf einer Fachmesse aus? Die Messe ist für Sie ein gutes Instrument, um Abschlüsse zu tätigen oder Vorabschlüsse zu erreichen? Dann schicken Sie beispielsweise sechs Wochen vor dem Messetermin eine erste Mail an Ihren Adressatenkreis. Gefolgt werden sollten sie von weiteren zwei Mailings. Und schließlich schicken Sie nach der Messe ein bis zwei weitere Mailings. Das kann ein Dankeschön an die Besucher sein, es kann aber auch eine Zusammenfassung und Auswertung Ihrer Messeaktivitäten sein.

Wenn Sie nicht selber auf einer Messe ausstellen, so gibt es vielleicht eine Veranstaltung, die für Ihre Kunden und Interessenten besonders wichtig ist. Über diese ließe sich berichten, indem Sie beispielsweise mit prominenten Messeausstellern exklusive Interviews führen und in Ihrem Newsletter veröffentlichen.

Fazit

Es gibt keine einfache Faustformel für die optimale Versandfrequenz. Branche, Produkt und Kommunikationsziel bestimmen, wie ein Newsletter am besten gestaltet und wie oft er versendet werden kann, um bestmögliche Wirkung beim Empfänger zu erreichen.

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